Članci i uvidi — QMS

„Pretvorimo svaki podatak u akciju. Pretvorimo svaku akciju u podatak. Pretvorimo svaki rezultat u uvid. Pretvorimo svaki uvid u bolje odluke.“ — Medicon moto

„Ako posedujemo neku informaciju, ukoliko je ne podelimo sa drugima, ugušićemo je.“ — Medicon moto

Podatak je mera nečega.

Informacija je podatak stavljen u kontekst.

Informacija, kada se pravilno upravlja njome, postaje znanje.

Znanje stvara prilike da postanemo bolji i uspešniji.

Informaciona petlja u RACI matrici

Jednostavan način da razumemo razliku između efektivnosti i efikasnosti jeste primer trčanja polumaratona.

Zamislimo osobu koja trči 21 kilometar. U proseku će napraviti oko 30.000 koraka da pređe tu distancu. Ako nije dobro trenirana, trku može završiti za 2,5 do 3 sata.

Efektivnost trčanja merimo ishodom: trkač je uspešno prešao 21 kilometar. Cilj je ostvaren.

Sada zamislimo da ista osoba redovno trenira i unapređuje izdržljivost, tehniku trčanja i ukupnu fizičku spremnost. Cilj ostaje isti — 21 kilometar — pa se efektivnost ne menja jer je ostvaren isti cilj.

Međutim, efikasnost se poboljšala. Zahvaljujući boljoj kondiciji i optimizovanim performansama, trkač istu distancu može preći za kraće vreme, uz manju potrošnju energije i možda sa manje koraka.

Ishod je isti, ali smo smanjili resurse potrebne za njegovo ostvarenje.

Poslovna paralela: efektivan proces daje nameravani rezultat. Efikasan proces daje isti rezultat uz manje vremena, troškova, napora ili koraka.

Efektivnost = postizanje cilja. Efikasnost = postizanje istog cilja sa manje resursa.

Vodimo sa poniznošću da bismo zaslužili poštovanje, a sa prisutnošću da bismo ulili poverenje.

Ako se mi ne menjamo, drugi će se zasigurno promeniti i tržište će se izvesno menjati jer je to prirodan fenomen. Mi ćemo ispasti iz igre, izgubiti prilike i suočiti se sa velikim rizicima i ozbiljnim posledicama. Promena mora uključivati stalno unapređenje.

Ako se ne bavimo prevencijom, moraćemo da se bavimo otklanjanjem posledica. Ako ne sprovodimo analizu rizika, moraćemo da se suočimo sa posledicama.

Ovo nije poziv da potpuno preokrenemo plan i zanemarimo sve što je nekada funkcionisalo. To je sistem postepenog dodavanja malih unapređenja.

To je celovit pregled plana sa ciljem da procenimo njegove nedostatke i utvrdimo kako ga možemo unaprediti bez nužnog menjanja svega.

Moramo biti lično otvoreni za promene, povratne informacije i kritiku kad god se pojave. One su neophodne za lični razvoj.

Find out what motivates people and use it to attract their interest. Common motivators include money, power, status and popularity. Once you understand these motivators, you have a better chance of helping people understand the reasons for change.

Čest razlog zbog kojeg uspešni ljudi odbijaju promene jeste to što precenjuju svoje snage, a potcenjuju slabosti.

Postoji poznata izreka: “If it is not broken, do not fix it.” Ipak, održiv uspeh zahteva više od promene poslovne taktike. Moramo menjati i sopstveno ponašanje kako bismo ostvarili i zadržali uspeh.

Promena kao proces. Da li se slažemo da je promena stalna? Proces traje od početka vremena i nastaviće se zauvek.

Svet se menja fizički, društveno i ekonomski. I mi se menjamo upravo sada. Promena je trajna pojava.

Promena stvara probleme jer se pojavilo nešto novo. Moramo odlučiti šta ćemo uraditi i zatim tu odluku sprovesti.

Pošto je reč o novoj pojavi ili događaju, ne možemo imati sve informacije koje bismo želeli. Odlučivanje o nečemu novom zato uključuje neizvesnost.

Sprovođenje odluke takođe uključuje rizik: možda neće funkcionisati onako dobro kako očekujemo.

Pitamo se: Šta treba da uradimo u uslovima neizvesnosti i da li to treba da uradimo uprkos riziku?

Kada donesemo i sprovedemo odluku, proces se ne završava. Svako sprovedeno rešenje stvara nove okolnosti koje mogu zahtevati nove odluke i unapređenja.

U svakom sistemu — bilo da je reč o poslu, timu ili ličnom razvoju — naš napredak zavisi od povratne informacije. Bez nje je učenje sporo, greške ostaju neprimećene, a razvoj stagnira.

Petlje povratne informacije deluju kao pokretač unapređenja, pretvarajući svaku akciju u podatak, svaki rezultat u uvid, a svaki uvid u bolje odluke.

Pozitivne petlje ubrzavaju rast tako što jačaju ono što funkcioniše. Negativne petlje ispravljaju greške i sprečavaju da mali problemi postanu veliki.

Zajedno čine okosnicu kontinuiranog unapređenja.

Organizacione promene zahtevaju jasno liderstvo, efikasnu komunikaciju i naše aktivno uključivanje.

Ne plašimo se da probamo nešto novo. Ne dozvolimo da nas ranija razočaranja spreče da u potpunosti težimo onome što želimo.

#1. Vizija. Ubedljiva vizija određuje pravac naših napora. Bez jasne vizije, lako se možemo izgubiti u mnoštvu svakodnevnih zadataka. Ona je zvezda vodilja koja nas vuče napred.

#2. Planiranje. Razložimo svoju viziju na konkretne korake koji se mogu ostvariti u okviru perioda od 12 nedelja. Dobar plan je naša mapa puta.

#3. Kontrola procesa. Dnevna kontrolna lista, vremensko blokiranje ili alat za upravljanje projektima pomažu nam da održimo disciplinu i fokus.

#4. Merenje. Merenje nam pokazuje da li smo na pravom putu ili su potrebna prilagođavanja. Bez merenja, krećemo se naslepo.

„Ono što merimo, to i unapređujemo.“ — Brian P. Moran, Michael Lennington.

#5. Korišćenje vremena. Vreme je naš najdragoceniji resurs, a način na koji ga koristimo određuje naš uspeh.

Savet: Na početku svake nedelje odredimo tri najvažnija prioriteta usklađena sa našim ciljevima za 12 nedelja.

Ako ne analiziramo kontekst, ostaćemo na istom mestu i vremenom ćemo početi da zaostajemo.

„Komunikaciju završavamo tek kada se informacija vrati izvoru u vidu potvrde o razumevanju i izvršenju.“